Geplaatst op
In een wereld waarin steeds meer digitaal gebeurt, blijft fysieke post vaak een traag en omslachtig onderdeel van de bedrijfsvoering. Je herkent het misschien wel: stapels brieven, verkeerd afgeleverde poststukken of documenten die te laat terechtkomen bij de juiste collega. Gelukkig is daar een moderne oplossing voor: de digitale postkamer.
Fysieke poststukken naar digitale vorm
Een digitale postkamer houdt in dat alle inkomende fysieke post buiten je organisatie wordt verwerkt. Je ontvangt dus zelf geen papieren post meer op locatie. In plaats daarvan worden de fysieke poststukken centraal afgeleverd bij een externe verwerkingslocatie. Daar worden ze gesorteerd, geopend, gescand en digitaal geregistreerd. Het mooie is dat je dezelfde dag nog toegang hebt tot de digitale versies van de documenten. Zo kun jij – samen met je collega’s – snel en eenvoudig poststukken bekijken, delen of archiveren, zonder dat er een fysieke envelop aan te pas komt.
Eenvoudig
Het proces is verrassend eenvoudig én volledig geautomatiseerd. Zodra de post binnenkomt bij de verwerker, krijgt elk document een uniek identificatiekenmerk. Hierdoor weet je precies waar een stuk vandaan komt en waar het naartoe moet binnen je organisatie. De documenten worden vervolgens veilig gescand en opgeslagen in een digitaal systeem, dat alleen toegankelijk is voor bevoegde medewerkers. Omdat de verwerking dezelfde dag nog plaatsvindt, beschik je razendsnel over de juiste informatie en kun je adequaat reageren op vragen van klanten, leveranciers of collega’s.
Veel voordelen
De voordelen van een digitale postkamer zijn groot. Allereerst zorgt het voor een snellere verwerking van je post, waardoor de bereikbaarheid van je organisatie verbetert. Je hoeft immers niet meer te wachten op fysieke distributie binnen je kantoor of organisatie. Daarnaast is het systeem veilig en volledig controleerbaar. Dankzij de digitale registratie kun je altijd nagaan welk document wanneer is ontvangen, geopend en door wie het is ingezien. Dit maakt je postverwerking niet alleen efficiënter, maar ook volledig transparant en auditproof.
Kosten en papier
Een ander belangrijk voordeel is de besparing op kosten en papier. Doordat fysieke poststromen worden vervangen door digitale processen, heb je minder opslagruimte nodig, verminder je de interne postrondes en druk je de archiveringskosten. Bovendien draag je hiermee bij aan duurzaam ondernemen, doordat je het papierverbruik flink terugdringt.
Hybride werken
Ook sluit een digitale postkamer perfect aan bij de trend van hybride werken. Steeds meer medewerkers werken deels thuis en deels op kantoor. Met een digitale postkamer is fysieke aanwezigheid op kantoor geen vereiste meer om belangrijke documenten te ontvangen of af te handelen. Iedereen binnen de organisatie – ongeacht locatie – heeft veilig en snel toegang tot de juiste informatie.
Slimmer werken op een veilige manier
De digitale postkamer is veel meer dan een slimme manier om post te verwerken. Het is een toekomstgerichte stap naar slimmer, veiliger en duurzamer werken. Door over te stappen op digitale postverwerking bespaar je tijd en kosten, verhoog je de snelheid en kwaliteit van je dienstverlening en ondersteun je de flexibiliteit van je organisatie. Denk je erover na om je processen te stroomlijnen en je postafhandeling te verbeteren? Dan is een digitale postkamer een waardevolle en logische stap vooruit. De digitale postkamer is een service die steeds meer bedrijven gebruiken. Op karmac-digitaliseert.nl ga je meer informatie over de mogelijkheden voor jouw bedrijf vinden.